Produttività per negati: il Metodo Pomodoro

Metodo Pomodoro: una vera e propria svolta per me, procrastinatrice e distratta cronica. Essere costretta a concentrarmi per 25 minuti sulla stessa cosa mi ha permesso di aumentare notevolmente la mia produttività. In questo post, che inaugura Produttività per negati, ti parlo un po’ di come va usato, di come mi ha aiutata e del perché avrà il mio amore per sempre.

Che cos’è la Tecnica Pomodoro

Forse ne avrai sentito parlare: la Tecnica Pomodoro è stata ideata da Francesco Cirillo quando, da studente, si rese conto che era necessario sfruttare meglio il tempo e organizzare lo studio per avere buoni risultati. Usando un timer da cucina a forma di pomodoro, da cui il nome del metodo, stabilì di sfruttare 25 minuti per lo studio, concentrandosi solo su quell’attività, seguiti da una pausa di 5 minuti. Durante il “pomodoro”, cioè l’unità da 25 minuti, non è consentito distrarsi: non si può rispondere al cellulare, alle chat di facebook, a skype, non si può giocare a Candy Crush. Si lavora e basta (certo, imprevisti ed emergenze permettendo). Nei 5 minuti di pausa invece non è consentito lavorare, quindi puoi rispondere al cellulare, a skype, alle chat di facebook, ma Candy Crush ti conviene sempre lasciarlo perdere. Ogni 4 pomodori (ovvero 2 ore in totale, mini-pause comprese) puoi fare una pausa più lunga, di 15 minuti.

Questo in soldoni. La parte più complessa è riuscire a stabilire quanti pomodoro ti serviranno per svolgere ogni attività della tua to-do-list: all’inizio devi farci un po’ la mano, ma con un po’ di pratica si riesce tranquillamente a capire esattamente quanto tempo ti prenderà quella cosa. Più su ti ho messo il link al sito ufficiale: lì puoi acquistare il libro o l’ebook scritto da Francesco e vedere quando ci sono workshop per acquisire bene la tecnica.

Per quanto riguarda il suo utilizzo, non ti serve davvero molto: carta e penna per la tua to-do-list quotidiana e un timer. La tecnica ormai è molto diffusa, quindi puoi trovare decine di applicazioni per cellulare, tablet e pc da poter utilizzare: io mi trovo molto bene con Teamviz su pc e Brain Focus su cellulare, ma davvero ce ne sono per tutti i gusti e in questo articolo Zapier te ne elenca 12. Puoi anche impostare tempistiche diverse sia per l’unità di lavoro che per le pause: per me 25 minuti sono un buon compromesso, anche considerato che devo sgranchire il collo e fare qualche passo (sì, sono vecchia!).

Diverso è il discorso riguardante il tipo di lavoro a cui la tecnica può essere applicata: per funzionare bene, devono esserci meno interruzioni possibile, quindi è ovvio che, per esempio, non sia molto utilizzabile nei lavori in cui si è allo sportello, a contatto con il pubblico. Lo studio, la traduzione, la scrittura, volendo anche la lettura sono attività a cui si può applicare la tecnica: anzi, applicarla a scrittura e traduzione mi ha aiutato molto. E ora ti spiego perché.

Come il Metodo Pomodoro ha aumentato la mia produttività

Se mi segui da un po’, forse avrai letto il mio post su come mi sono innamorata della traduzione: ebbene, all’inizio la mia produttività era pessima. Non riuscivo a stare concentrata a lungo, e non sapevo darmi una tempistica certa; mi dicevo “arrivo a 50 segmenti di OmegaT”, ma non era un’unità di misura fissa, perché quei 50 segmenti, o frasi, potevano essere 500 parole oppure 1500. Così mi trovavo con sessioni di lavoro troppo corte e altre lunghissime. Alla fine, cerca che ti cerca, mi sono imbattuta in questa tecnica. Ho scaricato la prima versione di Teamviz, che ai tempi si chiamava PomodoroApp, e ho provato.

Alla fine del primo pomodoro, ho guardato le statistiche di OmegaT e la quantità di parole che avevo tradotto mi ha sbalordita. Ho fatto un secondo pomodoro: la media di parole era sempre molto più alta di quella a cui ero abituata. E quindi ho deciso di applicare il metodo sempre e lo faccio ancora oggi.

Un’unità di tempo fissa mi ha permesso anche di fare un’altra cosa: sapere esattamente quante parole riesco a tradurre in un’ora, ovvero il mio output. Oggi come oggi questo è un aspetto molto importante nel mio lavoro, perché so se riuscirò a rispettare una scadenza oppure no ed eventualmente quanto tempo mi servirà in più, o quanto ne avrò a disposizione per una revisione. Con un lavoro part-time al mattino, sapere se le ore del pomeriggio basteranno oppure no è determinante.

Nel tempo, ho affinato il metodo con cui calcolo il mio output: ho un bel foglio excel con una tabella riassuntiva dei lavori che ho svolto e a cui ho collegato i file di statistiche che OmegaT salva quando si crea un nuovo progetto. E siccome per ogni lavoro segno quanti pomodoro ho svolto, posso calcolare la mia media di parole tradotte per pomodoro e quindi anche quanti me ne servono in totale per terminare un lavoro. E ti dirò: se il foglio excel calcola che ti servono ancora 6 ore e 15 minuti per terminare, non si sbaglia di molto.
La mia casella preferita di questo foglio è quella che chiamo “con lavoro continuo finiresti alle…” dove con una semplice formula sommo le ore rimanenti calcolate alla dicitura adesso(): formatto la cella in formato data e ora et voilà! Ecco lì, nero su bianco: per il lavoro di cui mi sto occupando ora, se lavorassi diligentemente, pause incluse, finirei domattina alle 6. Con questo non dico che concludo il lavoro in un’unica seduta, tutt’altro: diciamo però che vedere che basta una mezz’ora per finire, e la prospettiva di una giornata libera, può darmi quella carica in più per aggiungere un altro pomodoro alla giornata.

Il Metodo Pomodoro mi ha aiutata anche dal punto di vista della salute: l’interruzione di 5 minuti ogni 25 di lavoro mi permette di alzarmi, fare qualche passo, sgranchire i muscoli del collo. Non è un toccasana, certo, ma avere un timer che ti ricorda di alzare il sedere dalla sedia è molto comodo. E aggiungere 500 passi al totale della giornata a ogni pausa non è affatto male!

E tu? Che metodo usi?

Per me e per il tipo di lavoro che svolgo il Metodo Pomodoro funziona, tanto che lo applico anche nelle ore di studio.