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Io l’ho sperimentato sulla mia pelle: alla fine dello scorso anno, con alcuni progetti in scadenza, mi sono ritrovata a non fare assolutamente delle pause. Non ho lavorato solo durante le feste, e con “feste” intendo Natale, il giorno di Santo Stefano, Capodanno e l’Epifania. Ebbene, questo è stato davvero deleterio sia per la mia produttività sia per il mio umore.

Per questo motivo, ho deciso di programmare meglio il lavoro, in particolare facendo in modo che venissero previsti dei giorni di pausa, e promettendomi solennemente, come proposito per l’anno nuovo, di evitare il più possibile di lavorare la domenica.

Ti spiego un po’ come ci sono riuscita e che cosa ho imparato.

Programmare le pause

Ok, può sembrare un controsenso, ma credo che ci debba essere un buon equilibrio nella progettazione del lavoro, nel ritagliarsi del tempo per riposare quando è necessario e nel rispettare comunque le scadenze.

Io sono una persona ansiosa, e se si avvicina la scadenza e mi rendo conto che sono troppo indietro nel lavoro e che faticherò a rispettarla, mi agito e peggioro le cose. Per questo voglio essere sicura che quando ho bisogno di riposare, possa farlo senza avere il tarlo del “ma ce la farò comunque?”. E comunque, visti gli articoli che ho scritto ultimamente, sai già che sono piuttosto ossessiva in queste cose.

Il sistema di lavoro che ti ho illustrato negli ultimi due articoli mi permette anche di programmare le pause: infatti, i calcoli mi aiutano a capire se la soglia giornaliera che devo rispettare è al di sotto o al di sopra della mia media. In più, l’abitudine di tenermi da parte uno spazio dedicato esclusivamente agli imprevisti mi consente di avere uno spazio in più da sfruttare, in caso non succedesse niente che scombini i miei piani. Come dicevo la settimana scorsa, è come conteggiare tre ore di lavoro pur potendone lavorare quattro.

Quindi mi faccio i miei calcoli di previsione, e so esattamente quanto tempo dovrò dedicare al giorno a un determinato progetto per portarlo a termine nei tempi stabiliti. Solitamente, il risultato è inferiore alla mia media giornaliera; e questo significa che arriva un punto in cui sono “avanti” rispetto ai programmi.

A questo punto, uso come bussola la media necessaria per completare entro il termine: ti faccio un esempio concreto.

Supponiamo che, secondo i miei calcoli, la media giornaliera per terminare entro i tempi previsti sia di 500 parole tradotte. Supponiamo che però, grazie al tempo che io posso dedicare a quel progetto, la mia media giornaliera sia di 750 parole tradotte, ovvero 250 parole in più rispetto a quelle strettamente necessarie.

Che cosa significa? Significa che con la mia media ogni due giorni ne “guadagno” uno; è sufficiente infatti sommare lo scarto, ovvero le 250 parole in più che traduco ogni giorno.

Attenzione: questo non significa che io lavoro due giorni e un giorno no. Significa solo che mi sono guadagnata un giorno di riposo, che userò quando ne sentirò il bisogno.

E tutto questo senza intaccare la mia capacità di consegnare il progetto entro la data stabilita.

Perché fare le pause al bisogno?

Nel mio sistema, come hai notato, uso la media strettamente necessaria, quella che chiamo “media di sopravvivenza”, per calcolare quanti giorni di pausa avrò a disposizione. Ma non li utilizzo subito; tornando all’esempio che ti ha fatto poco più sopra, non interrompo il mio lavoro ogni due giorni, anzi, continuo: in questo modo probabilmente accumulo altri giorni di riposo, che potrò sfruttare in modi diversi.

Ad esempio, supponiamo che a metà del progetto corrente io abbia accumulato 10 giorni di riposo, e che non li abbia usati, perché la domenica libera era già sufficiente. Arriva un progetto più urgente che, sempre secondo i miei calcoli, mi richiede 5 giorni di lavoro: posso interrompere il primo progetto e usare i giorni di riposo per dirottarli su un lavoro più urgente. Mi rimangono comunque altri cinque giorni di riposo e non ho l’affanno di incastrare i due progetti.

Supponiamo che io mi becchi un’influenza, cosa probabile lavorando in uno studio medico: posso usare i giorni di riposo che ho accumulato per coprire i giorni in cui non potrò lavorare per la malattia.

Supponiamo che, semplicemente, mi venga voglia di farmi due giorni passati soltanto a leggere tutto quello che mi capita sotto le mani: uso i giorni di riposo.

Ecco perché secondo me è meglio aspettare a sfruttare questi giorni, servendosene quando è più necessario, per motivi diversi, e sapendo che comunque sono lì per essere usati.

In più, vogliamo mettere quanto è bello vedere di essere 10 giorni avanti rispetto a quanto era necessario?

La pausa non è deleteria

Fermarti quando ne hai bisogno non fa male alla tua attività, anzi: può essere proprio quello che ti permette di ripartire con più energia. Il nostro lavoro forse non è fisicamente stancante: magari non solleviamo enormi pesi, né siamo costrette a starcene fuori al freddo d’inverno o al caldo d’estate. Ma questo non significa che il nostro lavoro non sia comunque stancante, e che riposarci di tanto in tanto non sia un nostro diritto.

Ti dico solo che alla fine dello scorso anno, avevo difficoltà anche solo a dettare le traduzioni, perché incespicavo, a volte non ricordavo il significato di parole che avevo tradotto senza problemi fino alla settimana prima, a volte mi bloccavo su stupidaggini che avrei potuto risolvere in uno schiocco di dita. Figurati poi come andava con i passaggi più complessi. È stato questo a farmi capire che anche se sto seduta al caldo davanti al computer a dettare la mia traduzione, comunque mi sto stancando, e che a volte è necessario chiudere tutto, aprire un libro o godersi un programma tv. E senza sensi di colpa.

Il mio “senza sensi di colpa” è questo: sapere che comunque riuscirò a portare a termine il lavoro senza dover chiedere proroghe. E il tuo?

La settimana prossima ti parlo un po’ di come rispettare comunque le tue pause anche con vari progetti in corso. Nel frattempo, ti va di dirmi la tua attività di riposo preferita?

In questo articolo voglio raccontarti un po’ come lo faccio io: ti invito, se non l’hai ancora fatto, a leggere l’articolo sulla gestione e organizzazione del progetto tramite output e previsioni, perché di fatto è la base per ciò che leggerai qui. Ti ricordo anche che, se ti iscrivi alla newsletter, riceverai in regalo un foglio excel che ti potrà aiutare nei calcoli. Bene, cominciamo!

Gestire più progetti: previsioni

Partiamo dal presupposto che tu già sappia quanto è il tuo output orario o a pomodoro, se usi la Tecnica; quando ti arriva un nuovo progetto, la cosa migliore è fare il calcolo per avere una previsione di completamento. Sappiamo già che questa previsione è indicativa, ma partire da una base che ti dia anche solo un’idea di ciò che ti aspetta è un buon passo avanti. Questo sistema di permette anche di inserire nuovi progetti in uno schema che hai già impostato. Vediamo un esempio concreto, con cifre tonde per facilitare i calcoli:

Il mio output: 500 parole l’ora
Progetto 1: 50.000 parole, da consegnare in 90 giorni
Progetto 2: 15.000 parole, da consegnare in 60 giorni
Progetto 3: 7.500 parole, da consegnare in 20 giorni

Bene, conoscendo l’output, so che dovrò dedicare 100 ore al progetto 1, 30 ore al progetto 2 e  15 ore al progetto 3.
A questo punto devo solo decidere come impostare il lavoro, ovvero scegliere tra dedicare una giornata al singolo progetto (che è quello che io faccio di solito) o se lavorare sui tutti e tre i progetti ogni giorno. Questa è una scelta puramente personale, che dipende solo dalle tue abitudini: io ho tentato di lavorare su più progetti nella stessa giornata, ma non mi sono trovata bene. Sono molto più produttiva se dedico la giornata a un solo progetto, ma non è così per tutti. Diciamo però che le due scelte portano a due diversi metodi di organizzazione.

Gestire più progetti: 1 giornata, 1 progetto

Come ho detto, questo è il metodo che preferisco io, perché dedicarmi a un solo progetto nella giornata mi aiuta a essere più produttiva.
Per riuscire a gestire tutto nel migliore dei modi, io considero una visuale settimanale sull’agenda, dandomi obiettivi giornalieri e obiettivi settimanali, che ti spiego tra poco. Nell’organizzazione della settimana devi tenere conto di:

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Districarsi tra tutte queste cose, che richiedono competenze diverse e che quindi magari hanno bisogno di essere approfondite, ma che comunque nel frattempo portano via tempo, è davvero difficile agli inizi: navigare a vista è la cosa più sbagliata che si può fare. Oppure è la più giusta, se lo scopo è trovarsi sopraffatti dalla lunga lista di cose da portare a termine.

Per l’organizzazione del mio lavoro, come ho spiegato in questo post, io uso la Tecnica Pomodoro. Oggi voglio spiegarti come la applico concretamente a un progetto per organizzare il lavoro anche a lungo termine. In questo articolo troverai svariati riferimenti a un foglio excel: per scaricarlo, iscriviti alla mia newsletter! Puoi farlo inserendo il tuo indirizzo e-mail nella barra che vedi in alto alla pagina.

Organizzare il lavoro: conoscere il tuo output

Uno degli aspetti più importanti di cui devi tenere conto quando ti organizzi il lavoro è sicuramente il tuo output, cioè quanto riesci a fare in un determinato lasso di tempo: nel mio caso, considero il mio output per “pomodoro”, perché da questo posso ricavare anche il mio output orario. In ogni caso, l’importante è che quel lasso di tempo sia definito e che tu lo possa usare per fare delle previsioni.

Se ancora non lo conosci, la cosa migliore è prendere uno dei progetti su cui stai lavorando al momento e stabilire un tempo limite, che può essere mezz’ora, un’ora, quarantacinque minuti: quello che preferisci tu. Una volta stabilito il tempo, devi stabilire anche un’unità di calcolo, cioè quello che ti servirà per capire quanto hai “prodotto”. Per esempio, se come me sei un traduttore, puoi usare il numero di parole tradotte; se sei un blogger puoi usare il numero di parole scritte. Scegli qualcosa che sia facilmente calcolabile e che insieme ti permetta davvero di avere la misura della tua produttività.

A questo punto, puoi avviare un timer e cominciare a lavorare il più possibile senza distrazioni sul tuo progetto. Al termine del lasso di tempo che ti sei concesso, cerca di capire quanto hai prodotto. È vero che ogni progetto è un lavoro a sé stante, e che l’output che hai su un lavoro non è necessariamente applicabile anche a un altro lavoro, anche se è del tutto simile; ma ti sarà sufficiente per avere un’idea di che cosa riesci a realizzare in un pomodoro o in un’ora di lavoro. Se usi il file in regalo con la mia newsletter, vedrai infatti che a ogni lavoro è concessa una riga singola e che il calcolo dell’output medio viene fatto su tutti i lavori che tu hai registrato. Questo output medio viene poi utilizzato per prevedere quanto tempo dovrai dedicare a un determinato progetto. Più lavori registri, più il calcolo si avvicina alla realtà. Poi certo, gli imprevisti capitano a tutti, e dopo tutto sono il sale della vita!

Organizzare il lavoro: fare previsioni

Per una freelancer come me, che fa la traduttrice e che quindi ha la possibilità di calcolare in maniera abbastanza esatta il suo output orario (o per pomodoro), fare previsioni diventa molto più semplice. Infatti, se so di poter tradurre 500 parole ogni ora di lavoro, so già in partenza che un lavoro di 2000 parole mi porterà via circa quattro ore di lavoro. Potrò terminare prima o potrò metterci di più, a seconda della difficoltà del testo: ma quell’indicazione di massima mi aiuta a progettare il mio lavoro.

Mantenendo come mezzo di calcolo l’output medio che ottengo grazie al file di cui ti parlavo prima, posso prevedere il tempo che mi servirà per completare un lavoro. Ti faccio un esempio concreto, usando cifre tonde per semplificare.

Mi viene assegnata una nuova traduzione di un romanzo. Il romanzo consta di 50.000 parole, va consegnato dopo 90 giorni, e so grazie al file che io riesco a tradurre 500 parole all’ora; usando la tecnica pomodoro, mi basta sommare l’output di due pomodoro per avere l’output orario. Bene, a questo punto faccio una semplicissima operazione matematica, inclusa anche nel file: divido il numero di parole totali per il numero di parole che traduco ogni ora di lavoro. Il risultato è 100 ore di lavoro necessarie a concluderlo.

Attenzione: questo output è relativo solo alla scrittura (nel mio caso dettatura) della traduzione. Infatti considero separate anche nel calcolo le fasi di preparazione e di revisione. Per saperne di più sul mio metodo di lavoro, puoi leggere il post che ho scritto al riguardo. Continua a leggere