Strumenti per freelancer: Todoist

Todoist è un’applicazione che gestisce essenzialmente le liste di cose da fare, ma è così adattabile che io la utilizzo per gestire l’intera organizzazione del mio lavoro.

Questo articolo fa parte della serie Strumenti per freelancer; lo scorso anno nel mese di gennaio ho scritto una serie di articoli che presentavano risorse di vario genere. Quest’anno voglio dedicare il mese di gennaio alla presentazione in particolare di 4 strumenti secondo me utilissimi, per non dire indispensabili, per la gestione di diversi aspetti delle lavoro da freelancer.

Todoist esiste sia come sito Internet che come applicazione per cellulari e tablet; tutto ciò che inserisci tramite il sito viene sincronizzato automaticamente con le applicazioni che hai installato sui tuoi dispositivi, e viceversa. È quindi ottima per gestire tutte quelle piccole attività per cui non sempre puoi portare con te un’agenda cartacea.

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Todoist: aspetto generale

Come dicevo, Todoist è essenzialmente un’applicazione per gestire le liste di cose da fare, e quindi quello che visualizzi alla sua apertura è la classica lista, con un pallino sulla sinistra che puoi cliccare per segnalare il completamento dell’attività corrispondente.

In questo senso, è molto intuitiva come utilizzo: non devi fare altro che aggiungere la tua attività e cliccare il pallino quando l’hai completata. Anche spostare le attività da un giorno all’altro è molto semplice, dato che lo puoi fare con un semplice drag&drop; nelle impostazioni, puoi scegliere se vedere solo la giornata odierna o se avere una visuale dei prossimi sette giorni (quella che ho scelto io).

Todoist: possibilità di visualizzazione
Le possibilità di visualizzazione delle attività in Todoist: il progetto “Inbox”, una visuale sulla giornata odierna o una visuale dei prossimi 7 giorni.

Un’altra cosa molto interessante è la possibilità di suddividere le tue attività in progetti, che potrai distinguere anche grazie a un pallino colorato: quando aggiungi la tua attività, puoi utilizzare il # seguito dal nome del tuo progetto per far sì che l’inserimento avvenga nel progetto più adatto. Troverai una lista di progetti già pronta quando ti iscrivi, ma puoi modificarla, aggiungere e togliere progetti a tuo piacimento.

Todoist, colonna dei progetti e dei sottoprogetti
La mia colonna dei progetti e dei sottoprogetti in Todoist.

Il sistema supporta anche un riconoscimento intelligente delle date e delle ore (disattivabile nelle impostazioni): ti basta infatti scrivere il giorno della settimana, la data precisa e se necessario anche l’ora per programmare automaticamente la tua attività per la giornata corretta. Per esempio, scrivendo:

appuntamento dal medico 16 gennaio 18:00 #personale

inserirai automaticamente un appuntamento nel progetto “personale” alle 18:00 del 16 gennaio. Questa impostazione è molto utile se devi inserire delle attività in date che superano la visualizzazione a sette giorni. Inoltre, se sottoscrivi un abbonamento premium e installi l’applicazione sul tuo cellulare, riceverai una notifica quel giorno che ti ricorderà del tuo appuntamento.

Il sistema è ottimo anche per gestire le attività ricorrenti, tramite un sistema intelligente come quello del riconoscimento delle date. Per esempio, se scrivi:

check del peso ogni 14 del mese #fitness

inserirai automaticamente un promemoria nel progetto “fitness” che ti ricorderà di pesarti il giorno 14 di ogni mese. Quando spunterai come completata quell’attività, questa verrà riprogrammata per il 14 del mese successivo, senza che tu faccia niente. Puoi riconoscere le attvità ricorrenti perché sono contrassegnate dalle frecce in cerchio, come vedi nell’immagine qui sotto.

Todoist: esempio di visualizzazione del singolo progetto
Un esempio di visualizzazione di un progetto, con attività ricorrente, all’interno di Todoist.

È possibile inoltre assegnare una priorità alle varie attività semplicemente digitando p1, p2, p3 eccetera.

Ogni mattina, infine, è possibile ricevere un’e-mail che ti riassume le attività che hai programmato per quella giornata.

#Strumenti di #produttività per #freelancer: #todoist! Liste di cose da fare, progetti e tanto altro Condividi il Tweet

Todoist: come lo uso io

La flessibilità data dalla possibilità di suddividere le liste in singoli progetti consente di utilizzare il sistema nelle maniere più disparate: puoi avere liste di idee, di articoli per il tuo blog, di libri da leggere, di film da vedere, di commissioni da svolgere, di appuntamenti, di promemoria di corsi e via discorrendo.

Puoi utilizzare ovviamente i progetti già presenti nella lista quando ti iscrivi, ma puoi modificarli e aggiungerne di nuovi per adattarli il più possibile alle tue esigenze. Per farti un esempio, io ho aperto un progetto che si chiama Lista della spesa che utilizzo quando vado al supermercato, un progetto dedicato al mio Blog e un altro dedicato al Sito. Ho mantenuto i progetti Commissioni e Personale per tutte quelle cose che non riguardano strettamente il lavoro. Ho poi dei progetti inerenti ai miei interessi e un progetto  Studio & Corsi in cui inserisco i promemoria riguardanti la formazione.

Nel progetto denominato Lavoro, confluiscono tutte le attività lavorative: per esempio, potrei voler ricordare di preparare un preventivo e spedirlo, oppure mi è stata mandata una prova di traduzione e io devo sistemarla e inviarla.
Sono i sottoprogetti a essere davvero il cuore della mia gestione del lavoro tramite Todoist: ogni volta che accetto e inizio a lavorare su un nuovo progetto, infatti, apro un sottoprogetto specifico, con una denominazione che mi aiuta a individuarlo subito: ad esempio, per i romanzi uso il titolo. Inserisco quindi le attività più importanti riguardanti quel progetto: la data di consegna e la data in cui voglio cercare di terminare il lavoro per avere a disposizione un tempo congruo per la revisione. Dopo di che, cerco di capire quando posso arrivare a delle tappe intermedie, aiutandomi se serve anche con un CAT per il calcolo delle statistiche. Queste tappe vengono quindi inserite con una data indicativa e vengono poi eliminate non appena raggiunte. Preferisco separare i progetti gli uni dagli altri, proprio perché mi piace avere sotto controllo sia la situazione generale sia la situazione specifica, in modo da capire a che punto sono con ogni lavoro e se devo privilegiare l’uno o l’altro per rispettare le scadenze.

Infine, mi autovaluto grazie al progetto Obiettivi settimanali: la domenica valuto infatti a che punto sono arrivata con i singoli progetti e definisco i nuovi obiettivi della settimana, tenendo conto dei progressi già fatti. Gli obiettivi per me si sono rivelati fondamentali soprattutto nella gestione dei lavori lunghi, come la traduzione dei romanzi, e il check settimanale mi aiuta moltissimo a definire il lavoro della settimana che si apre.

Solitamente, uso l’agenda cartacea per programmare la settimana, e poi riporto le varie cose nelle liste su Todoist: in questo modo, posso consultare gli elenchi anche quando sono fuori casa, senza dover portare con me l’agenda cartacea (che è piuttosto pesante), tramite l’applicazione sul cellulare che si sincronizza automaticamente, proprio come faccio con la lista della spesa.
(per sapere come preparo e gestisco le liste di cose da fare, puoi iscriverti a Pillole di produttività: ne parlo nella seconda pillola!)

Vuoi sapere come gestisco la mia attività da #freelancer? Con #Todoist: liste di cose da fare e progetti! Condividi il Tweet

Todoist: come può usarlo un freelancer

Un freelancer ha un sacco di cose a cui pensare: portare a termine i progetti che gli sono stati assegnati, preparare e spedire le fatture, consegnare la documentazione al commercialista, pagare le fatture che riceve, controllare i pagamenti che deve ricevere, scrivere i contenuti per il suo blog… serve davvero molta organizzazione per potersi barcamenare in tutto questo.

Creare per esempio un progetto dal nome Scadenze può aiutare a gestire i pagamenti in entrata e in uscita: basta scegliere una giornata nella settimana o nel mese da dedicare alla fatturazione e inserire in quella data tutti i promemoria delle fatture da preparare. È opportuno anche segnare le scadenze dei pagamenti da fare per le fatture di acquisto: io solitamente inserisco la data di scadenza della fattura, se per esempio è a 60 giorni, in modo che questa scadenza mi compaia nella lista di cose da fare circa una settimana prima grazie alla visualizzazione a sette giorni. Allo stesso modo, se la commercialista manda un’e-mail con una data massima entro cui consegnare la documentazione, utilizzo quella. Per i pagamenti da ricevere, inserisco il giorno dopo la data di scadenza che ho segnato in fattura: in questo modo, se il cliente ha proceduto al pagamento nell’ultimissimo giorno utile, dovrei già vedere la valuta. Se il pagamento non è ancora stato effettuato, non elimino come completata l’attività fino a quando non vedrò il bonifico e/o non riceverò l’e-mail di PayPal.

Un progetto denominato Lavoro, con una suddivisione in sottoprogetti, è molto utile quando hai una lista giornaliera composta da tante attività, oppure quando desideri dedicarti a un singolo progetto per volta: in questo caso, non devi fare altro che cliccare sul nome del progetto e ti si aprirà la lista delle cose da fare. Inoltre, nella visualizzazione a sette giorni, avrai comunque una colonna sulla sinistra con i nomi dei singoli progetti e un numerino grigio che indica la quantità di attività al loro interno: in questo modo puoi vedere qual è il progetto con più attività da completare e regolarti di conseguenza.
Avere un progetto per ogni lavoro a cui ti stai dedicando è utilissimo: ad esempio, se il cliente ti contatta per avere un ragguaglio, non devi fare altro che aprire il progetto dedicato a lui per vedere subito che cosa devi ancora fare (dovrebbe bastarti a capire a che punto sei).

Sito e blog secondo me dovrebbero avere due progetti separati: in questo modo, si evita di mescolare le attività necessarie al funzionamento e mantenimento del sito (tra cui, ad esempio, l’aggiornamento del portfolio o il backup) e le idee per i post del tuo blog o eventuali rubriche. Puoi anche avere un sottoprogetto denominato Checklist: lì puoi inserire una serie di attività ricorrenti da fare ogni volta che scrivi e pubblichi un nuovo articolo. Ti basta stabilire una frequenza pari a quella dei tuoi articoli del tuo blog: ad esempio, se pubblichi ogni giovedì, puoi impostare nella tua checklist un promemoria per il mercoledì di tutte le attività prima della pubblicazione, ad esempio preparazione dell’immagine e programmazione sul blog. Puoi anche inserire un promemoria per annunciare sui social il tema del tuo articolo, se ti va.
Se hai l’abitudine di scrivere i tuoi articoli il sabato pomeriggio, puoi impostare nella checklist una serie di attività che si ripeta il venerdì, per ricordarti ad esempio la ricerca delle fonti o dei link di approfondimento che vorrai inserire.

Infine, un progetto denominato Social può aiutarti nella gestione dei contenuti che pubblicherai sulla tua pagina.

Uno strumento utile per i #freelancer: #todoist e la gestione del lavoro Condividi il Tweet

Conclusioni

Pur essendo fortemente orientato alla lista di cose da fare, Todoist è flessibile e il limite al suo utilizzo è dato soprattutto dalla tua fantasia. Risulta ottimo sia per la gestione dell’organizzione personale che per la gestione delle attività lavorative, e la possibilità di sincronizzare tutto tra web e mobile lo rende uno strumento davvero prezioso nella gestione della marea di cose da fare che abbiamo tutti. E infine, le notifiche (solo per abbonati) ti aiuteranno a non dimenticarti più di nulla.
Io lo straconsiglio!
E tu lo usi? Come? Raccontami la tua idea più originale nei commenti!

Le immagini in questo articolo sono tratte dal mio account personale: per questo, in alcuni casi sono state censurate per i motivi che puoi immaginare.

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Lettura, scrittura e traduzioni sono le passioni della mia vita. Dal 2015 lavoro come traduttrice freelancer per mettere le mie passioni al servizio della mia vita.

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