Strumenti per freelancer: RescueTime

Tracciare il tempo che si passa al computer può essere molto importante per un freelancer: da una parte, infatti, puoi vedere quanta parte del tuo tempo è dedicata ad attività produttive e quanta invece è dedicata a intrattenimento o distrazioni; dall’altra, ti è possibile anche calcolare il tempo passato su una particolare applicazione e la cosa ti può essere utile per determinare quanto lavoro hai dedicato a un progetto, e di riflesso se la tariffa che hai applicato è congrua oppure no.

Non si può certo stare sempre con il cronometro in mano, però: ed è qui che ci vengono incontro delle applicazioni che ci possono aiutare a tracciare il tempo al computer, classificare le nostre attività e in alcuni casi bloccare quei siti che noi abbiamo classificato come distrazioni.

La mia preferita è RescueTime: si tratta di un programmino che dovrai scaricare e installare sul tuo computer e che traccerà automaticamente il tempo che passi sui vari software e sulle varie pagine Internet.

Questo articolo è il secondo della serie dedicata agli Strumenti per freelancer.

RescueTime: aspetto generale

La  dashboard di RescueTime ti presenta subito il grafico giornaliero: in rosso trovi le attività che hai classificato come distrazioni, il blu invece le attività che hai classificato come produttive. Sulla base di questo viene calcolato il tuo Productivity pulse, con il confronto con la percentuale del giorno precedente. Sulla destra vengono scomposte le varie percentuali in base alle categorie delle attività. Questo è il grafico che mi compare nel momento in cui scrivo questo articolo:

RescueTime - Dashboard giornaliera
La dashboard giornaliera, all’apertura

Come vedi, c’è un 7% di attività Uncategorized: significa che probabilmente sono siti o software che non uso spesso, e che quindi non sono stati ancora classificati. Nel riquadro accanto all’occhio verde appaiono 5 messaggi diversi, di cui uno che mi invita a sistemare il problema delle attività non classificate. Gli altri sono una citazione sulla produttività, che puoi condividere sui social, e confronti con la giornata di ieri.

Più sotto troviamo un grafico più specifico delle nostre attività, con il tempo passato sui vari siti o software; più sotto ancora, se sono stati impostati, troviamo i nostri obiettivi e il nostro progresso verso il loro raggiungimento, ed infine, in fondo alla pagina, troviamo le nostre statistiche dall’inizio a oggi, cioè il totale di ore registrate dal programma da quando abbiamo cominciato a usarlo e il totale di ore produttive e di ore non produttive.

Nella sezione del grafico, se passiamo il mouse sopra le varie sezioni, ci compare la scritta more details: a questo punto ci compare una schermata che ci mostra i tempi di permanenza sui siti o software all’interno di quella sezione. Questo ad esempio è il grafico delle mie attività Uncategorized nel momento in cui scrivo questo articolo:

RescueTime - Attività non classificate
Le attività non classificate: grafico generale in RescueTime.

Come vedi, c’è la possibilità di avere una visualizzazione generale (Summary) o di scegliere una visualizzazione oraria. Più sotto, c’è un elenco delle attività e dei relativi tempi, con la possibilità di classificarle:

RescueTime - Attività non classificate, tempi
Le attività non ancora classificate in RescueTime, con i tempi di permanenza su ciascun sito o software.

Ho quindi la possibilità di assegnare ad ogni attività la sua categoria: a seconda di ciò che scelgo, l’attività diventa produttiva, molto produttiva, una distrazione o una grossa distrazione. Eccoti un esempio:

RescueTime - Attività classificate
Le attività dopo la classificazione in RescueTime.

Come vedi, siccome ho classificato il sito Adagio Teas come shopping, l’applicazione lo considera very distracting. Gli altri invece sono probabilmente processi del mio pc, e quindi li ho classificati come sviluppo software: in questo caso l’applicazione li considera very productive, e la cosa non avrà un particolare impatto sulla mia produttività giornaliera perché si tratta come vedi di processi molto brevi, della durata di pochi secondi.

È possibile poi impostare degli obiettivi:

RescueTime- Definizione obiettivi
La definizione degli obiettivi in RescueTime.

Se lo fai, nella  dashboard giornaliera ti troverai anche un report sui tuoi progressi verso il loro raggiungimento.

Infine, se il computer che utilizzi è lo stesso per svolgere il tuo lavoro e per le attività personali di svago, puoi far sì che RescueTime funzioni solo quando stai lavorando. Poi stabilire le fasce orarie in cui deve funzionare e anche escludere alcuni giorni. Ecco come ho impostato il mio:

RescueTime - Impostazioni funzionamento
L’impostazione di giorni e orari di funzionamento in RescueTime.

In questo modo, tutte le attività che svolgo alla sera non vengono calcolate e non incidono sul mio tasso di produttività: questo perché, se decidessi di guardare una serie tv dal pc o dei video su YouTube, ovviamente il programma li considererebbe delle attività ricreative e abbasserebbe quindi il mio Productivy Pulse, mentre io voglio che sia preciso. Se invece utilizzi il tuo computer solo per lavoro, e quindi rimane acceso solo quando stai lavorando, puoi tranquillamente impostare 24×7 e RescueTime continuerà a funzionare senza che tu debba fare niente.

In ogni caso, quando lo installi, ti compare un’icona sulla barra e cliccando avrai a disposizione alcune funzioni: l’accesso alla dashboard sul sito, la possibilità di mettere in pausa l’applicazione e la funzione Get Focused, attiva solo per gli account premium, che bloccherà tutti i siti classificati come distracting e very distracting, costringendoti a lavorare senza distrazioni.

RescueTime: come lo uso io

In realtà, utilizzare RescueTime è estremamente semplice: non devi fare altro che scaricarlo e installarlo, impostarlo secondo le tue esigenze e poi puoi continuare tranquillamente a usare il tuo computer come facevi prima. La cosa interessante però è che ogni settimana ti viene inviato un report di come è andata a livello produttivo la settimana precedente, e questo aiuta moltissimo a rendersi conto di quali sono le cose che ci distraggono di più.

Periodicamente, diciamo circa una volta a settimana se me ne ricordo, controllo la classificazione delle attività, in modo da trovarmi il meno attività possibili tra quelle senza categoria, e quindi considerate neutre dal programma. È un’operazione molto semplice e molto rapida, che porta via davvero poco meno di cinque minuti, ma che è importante proprio perché porta a riflettere sul motivo per cui ho visitato un certo sito o aperto un determinato programma. In questo senso, scopro magari di aver visitato siti che il programma considera very distracting, ma che in realtà io ho visitato per questioni di ricerca per le mie traduzioni.

Per un certo periodo ho avuto anche un account premium, e devo dire che se è impostato bene nella classificazione delle attività, il blocco dei siti che ti distraggono di più è davvero utile. Il problema si pone ovviamente quando devi consultare dei siti very distracting per ragioni di lavoro come capita a volte a me. Non ho rinnovato il mio account premium perché in ogni caso, utilizzando il Metodo Pomodoro per lavorare ho un controllo migliore sull’utilizzo del mio tempo, quindi non ho ritenuto necessario metterne un altro.

La classificazione delle attività, inoltre, mi è molto utile per vedere quanto tempo ho passato su un determinato programma: ad esempio, se sto usando un qualsiasi CAT per la mia traduzione e lo classifico correttamente nel sistema, posso avere un calcolo estremamente preciso del tempo che ho dedicato a quella traduzione. Sinceramente non me ne servo, proprio perché uso il Metodo Pomodoro e quindi ho già un calcolo dei tempi, ma potrebbe comunque essere molto interessante fare un raffronto tra la durata dei blocchi di tempo del metodo e il tempo effettivamente passato sul CAT. Allo stesso modo, una volta terminato questo articolo, posso andare nella  dashboard e verificare quanto tempo effettivamente mi è servito per scriverlo, ed eventualmente anche quanto tempo mi servirà per programmarlo all’interno del mio blog e gestire le altre attività collaterali, come la creazione dell’immagine e via discorrendo.

RescueTime: come può usarlo un freelancer

Se hai dei problemi a mantenere la concentrazione, o ti sembra di passare troppo tempo in attività poco produttive, installare RescueTime può essere un ottimo modo per capire dove va a finire il tuo tempo. È molto interessante proprio perché ti spinge a riflettere: non c’è alcun intento moralizzatore, nel senso che quando apri la dashboard non ti trovi un giudizio, ma soltanto dei dati che ti parlano chiaro: ad esempio, considera il grafico che ho inserito poco più in alto, e confrontalo con questo, di cui ho fatto lo screenshot quando ho terminato di scrivere l’articolo:

RescueTime- Dashboard a fine articolo
La dashboard di RescueTime quando ho terminato di scrivere l’articolo.

Come vedi, all’inizio dell’articolo avevo perso tempo: sono passata su Facebook, ho fatto qualche giochino, sono andata a ordinare dei tè. Ora invece il tempo produttivo è aumentato, perché ho classificato l’utilizzo di certi software e la navigazione nel mio sito come tempo produttivo.

Usare RescueTime potrebbe aiutarti a capire che in realtà non è Facebook il sito su cui perdi più tempo, ma un altro, e correre quindi ai ripari. Se nel giorno in cui scrivi l’articolo settimanale per il tuo blog controlli la tua dashboard, potresti renderti conto che magari hai passato sul software che usi per la scrittura o direttamente sul tuo sito molto più tempo di quello che avevi messo in conto, e potresti essere portata a riflettere su che cosa hai fatto mentre scrivevi l’articolo: magari hai dovuto dedicare molto tempo le ricerche, per esempio. E se provassi a fare le ricerche prima di scrivere il tuo articolo?

L’utilizzo di questo programmino, che peraltro è leggero, poco invadente, tanto che potresti dimenticartene, ti può aiutare a stabilire dove va a finire il tuo tempo e quindi a mettere in atto delle strategie per cambiare le cose. Lo scopo non è aumentare il Productivity Pulse e basta, ma trovare il modo migliore per lavorare: riprendendo l’esempio dell’articolo del blog, se ti rendi conto che facendo prima le ricerche il tempo di redazione del testo dell’articolo diminuisce, e tu ti trovi meglio in questo modo, allora forse puoi procedere in questo senso.

Se ti rendi conto che passi molto tempo su un sito che considerarvi ricreativo, ma che invece si sta rivelando molto utile per il tuo lavoro, potresti pensare di classificarlo in maniera diversa. Se ti rendi conto che un sito per te è estremamente attraente, ma che ti porta via troppo tempo e quindi ti ostacola nel lavoro, puoi pensare di correre ai ripari utilizzando RescueTime per bloccarlo mentre lavori e fare quindi in modo di limitarti.

Ovviamente, il funzionamento di RescueTime è legato a una corretta classificazione delle varie attività: per me l’utilizzo di Facebook è essenzialmente ricreativo, e quindi è normale che per me sia classificato come very distracting; se tu però utilizzi Facebook e per il tuo lavoro, ad esempio perché sei una social media manager, è chiaro che devi classificarlo in maniera diversa. Il sistema però è così flessibile e personalizzabile che puoi intervenire sulla classificazione in qualsiasi momento e nella maniera che ritieni più opportuna.

Il mio consiglio è provare a utilizzarlo per una settimana, intervenendo quotidianamente sulla classificazione delle attività, ma senza pensarci troppo. Riceverai alla fine della settimana un report sull’andamento della tua produttività: a questo punto potrai cominciare a riflettere su come è andata e su quali sono i tuoi punti deboli, per cercare di intervenire dove è più opportuno farlo.

E ora, giochino: qual è il sito che ti distrae di più? Per me è Facebook!

 

Attenzione: i link al sito che trovi in questo articolo sono link affiliati: per la precisione, se ti iscrivi utilizzando questi link, io riceverò come ricompensa da RescueTime un periodo limitato di account premium (minimo 2 settimane, massimo 30 giorni).

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Lettura, scrittura e traduzioni sono le passioni della mia vita. Dal 2015 lavoro come traduttrice freelancer per mettere le mie passioni al servizio della mia vita.

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