Strumenti per freelancer: Fattura24

La gestione della fatturazione, sia in entrata che in uscita, è un tema molto importante per chi lavora in proprio. Trovare uno strumento che ci permetta di gestire la cosa nella maniera più rapida e semplice possibile è fondamentale. E Fattura24 fa esattamente questo.

Fattura24 è un sito che ti consente di gestire in autonomia e in maniera molto efficiente la tua fatturazione. Dimenticati pure di software un po’ costosi e di fogli excel della tua commercialista: questo è un sito che funziona secondo un sistema basato molto sul set&forget. È ricco di funzioni, costantemente aggiornate, in grado di adattarsi a qualsiasi esigenza. Non è dedicato nello specifico a una categoria di freelancer, ma contiene tutto ciò che può servire per gestire senza patemi la fatturazione della tua attività.

Attenzione: l’articolo è corredato da immagini, ma queste sono censurate perché tratte dal mio account personale.

Fattura24: aspetto generale

La dashboard di Fattura24 si apre sull’anno in corso, ma se ne hai bisogno puoi anche spostarti sugli anni precedenti.

Hai a disposizione una legenda della tua dashboard, che riassume per l’anno contabile che hai selezionato tutti i dati che ti servono: il lordo, l’imponibile, i tributi e via discorrendo, per avere sempre sott’occhio la situazione generale dell’anno.

Fattura24: la legenda nella dashboard.
Fattura24: la legenda nella dashboard. Sotto la parte censurata compaiono le cifre relative all’anno contabile scelto.

Al centro della dashboard, domina il calendario, che ti mostra la settimana in corso. Se hai scadenze nei giorni di questa settimana, per esempio fatture che devono essere incassate o pagate, queste ti vengono segnalate. Cliccando su mostra tutto accedi a una visuale più dettagliata della settimana, compresi gli orari, e puoi scegliere se navigare tra le settimane.

Sulla destra trovi poi i resoconti dell’Iva, suddivisa per trimestri; sotto le altre caselle invece trovi altre statistiche, come la redditività e i risultati economici mese per mese, con un grafico che richiama i colori della legenda.

Fattura 24; resoconto sull'iva trimestrale
Fattura 24; resoconto sull’iva trimestrale.

Più sotto, infine trovi due caselle che secondo me sono molto utili per valutare l’andamento del tuo lavoro, ovvero i tuoi 10 migliori clienti e i 10 migliori prodotti (che puoi definire dal listino). Questo ti è molto utile soprattutto se offri servizi diversi e hai bisogno di valutare qual è quello che funziona meglio, oltre che il cliente che ti dà più lavoro.

Dalla dashboard puoi accedere alle altre funzioni, ovvero quella principale di creazione dei documenti (ovvero preventivi, fatture, ricevute, note di credito e i documenti emessi per i tuoi acquisti), la rubrica, che è il registro dei tuoi clienti e fornitori, molto utile per non dover riscrivere i loro dati ogni volta, i prodotti, da cui puoi definire il tuo listino, fondamentale per sfruttare la statistica in dashboard dei tuoi 10 migliori prodotti, e il profilo fatturazione, ovvero i dati che devi apporre in fattura e il tuo regime fiscale.

Fattura2: la barra pulsanti sulla dashboard
Fattura24: la barra pulsanti sulla dashboard, da cui puoi accedere alle principali funzioni.

Il profilo fatturazione è la prima cosa che ti viene chiesto di impostare: inserirai qui tutti i tuoi dati e, volendo, anche il tuo logo; sceglierai il tuo regime fiscale in base al quale Fattura24 apporrà sulla fattura tutte le eventuali diciture obbligatorie per legge; inserirai i tuoi dati di pagamento, che verranno messi automaticamente su ogni fattura; potrai collegare il tuo indirizzo e-mail e la tua PEC, e per chi sottoscrive un abbonamento a pagamento sarà quindi possibile inviare direttamente dal sito la fattura in allegato; infine, c’è uno spazio dedicato a chi deve emettere fatture elettroniche per la pubblica amministrazione. È possibile inoltre collegare direttamente l’account a quello del commercialista, se questo è iscritto al sito. In questo modo, il commercialista avrà accesso a tutte le fatture che tu emetti e che ricevi.

Il sito ti offre infine una sezione dedicata ai Report, da cui hai accesso a tutte le statistiche che puoi immaginare sulla tua fatturazione. Per chi ne dovesse avere bisogno, è disponibile anche una funzione di Magazzino, collegata al Listino.

Molto utile anche la possibilità di ricevere settimanalmente, il lunedì mattina, un resoconto di come sta andando l’anno, che ti segnala non solo quanto hai fatturato, ma anche quanto hai incassato e quanto devi ancora incassare, oltre alle scadenze della settimana che inizia.

Fattura24: come lo uso io

Dopo aver consultato la mia commercialista per scegliere il regime fiscale corretto e aver quindi sistemato il mio profilo di fatturazione, ho scelto il modello per le mie fatture impostandolo come predefinito da Configurazione > Gestione modelli, in modo da semplificare anche questa parte.

Successivamente, ho scelto di definire i miei servizi come prodotti di listino. Non ho definito un prezzo; mi sono limitata a inserire i miei servizi. In questo modo, quando emetto una fattura, posso scegliere il relativo servizio dal listino, senza che questo incida sulla cifra, che definisco a parte, e ottenere quindi una statistica nella dashboard che mi indica qual è il servizio che mi sta facendo guadagnare di più. Questo passaggio non è obbligatorio, ma è necessario se vuoi sfruttare la statistica dei 10 migliori prodotti.

Io fatturo mensilmente, quindi sfrutto la sezione Crediti o la sezione Preventivi: se mi è stato chiesto un preventivo, io lo emetto con Fattura24; se questo viene poi accettato, al momento della fatturazione non devo fare altro che andare nella sezione dei Preventivi e selezionare quello che mi interessa e procedere alla creazione della fattura.

Fattura24: Interfaccia creazione preventivo
Fattura24: l’interfaccia di creazione di un nuovo preventivo. La calcolatrice in basso ti permette di risalire al netto a partire dal lordo.

La sezione Crediti funziona più o meno nello stesso modo, ma la utilizzo quando, per esempio, ricevo un PO da una delle agenzie con cui collaboro, perché non ho emesso un preventivo a cui fare riferimento. Quando ricevo un PO lo registro subito nei crediti, e quando devo fatturare, procedo nello stesso modo che con i preventivi: vado nella sezione Crediti, seleziono quelli relativi allo stesso cliente e creo una fattura da quei crediti.

Fattura24: Interfaccia creazione crediti
Fattura24: interfaccia di creazione dei crediti.

Queste funzioni sono le mie preferite, proprio perché la creazione delle fatture è rapida: quando inserisci un nuovo preventivo o un nuovo credito, ti vengono praticamente chiesti tutti i dati necessari, come vedi nelle immagini. Il pulsante che vedi in verde chiaro nell’immagine qui sotto si attiva quando selezioni preventivi o crediti:

Fattura24: Creazione documenti
Fattura24: barra di pulsanti per la creazione di documenti

Quando selezioni questi documenti per crearne una fattura, i dati essenziali sono già inseriti e tu praticamente non devi fare altro che ritoccare le ultime cose, ad esempio la scadenza se decidi di impostare la fattura con pagamento a 30 giorni o, come nel mio caso, inserire l’ID della marca da bollo che devo apporre. Dopo di che, puoi salvare creando il PDF e scaricarlo o inviarlo tramite il sito all’indirizzo e-mail del tuo cliente (la funzione di invio tramite il sito è attiva solo per chi ha sottoscritto l’abbonamento).

Ci sono veramente tantissime altre funzioni, perché è stato creato proprio per essere utilizzato dalla maggior parte di persone possibile: tanto per fare un esempio, c’è anche la possibilità di gestire le buste paga! Inoltre, puoi testare il sito come e quanto vuoi: hai un limite di 15 fatture per poterlo utilizzare gratuitamente, e poi decidere se sottoscrivere l’abbonamento che fa per te, da un minimo di € 60 + Iva all’anno.

Fattura24: come può usarlo un freelancer

La quantità di strumenti disponibili rende il sito utilizzabile praticamente da qualunque categoria di professionisti. La ricchezza delle statistiche a tua disposizione, la semplicità di utilizzo e la possibilità di far sì che il sito risponda alle tue esigenze lo rende uno strumento estremamente pratico e funzionale per la gestione della fatturazione. Inoltre, la possibilità di collegare direttamente al tuo account il tuo commercialista ti aiuta a trasmettergli la documentazione praticamente in tempo reale.

Emettere tutti i documenti tramite Fattura24, che siano preventivi, fatture o proforma, ti consente di avere sempre il polso del tuo andamento economico. Anche inserire i documenti relativi ai tuoi acquisti è molto pratico e intuitivo, oltre a consentirti di valutarne l’incidenza sul tuo fatturato: è sufficiente infatti trascinare il file della fattura/ricevuta intestata a te nello spazio apposito e poi inserire i dati necessari, senza dover aprire due programmi.

Ti consiglio vivamente di usare la funzione Listino, anche solo elencando i tuoi servizi. Non è necessario che compaia in fattura, non devi nemmeno specificare un prezzo: la dicitura è sufficiente per far determinare al sito a quale categoria appartiene la fattura che stai emettendo. Non dovrai fare altro che selezionare la voce di listino prima di inserire la cifra finale del documento che stai emettendo.
In questo modo, i guadagni relativi a ogni servizio saranno classificati e potrai consultarli dalla dashboard, per verificare quali sono i tuoi 10 migliori prodotti, in ordine di guadagno, dal più al meno redditizio.

Ricevere il Report settimanale è un ottimo modo per ricordarsi le scadenze della settimana, oltre che a capire quanti soldi dobbiamo ancora incassare.

In definitiva, Fattura24 è un modo fantastico per automatizzare le procedure di fatturazione e in generale di gestione della contabilità. Provalo e non te ne pentirai!

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Lettura, scrittura e traduzioni sono le passioni della mia vita. Dal 2015 lavoro come traduttrice freelancer per mettere le mie passioni al servizio della mia vita.

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