Produttività e pause

Produttività e pause sono due cose che vanno a braccetto: non è certo una novità che essere troppo stanchi ci rende meno produttivi.

Io l’ho sperimentato sulla mia pelle: alla fine dello scorso anno, con alcuni progetti in scadenza, mi sono ritrovata a non fare assolutamente delle pause. Non ho lavorato solo durante le feste, e con “feste” intendo Natale, il giorno di Santo Stefano, Capodanno e l’Epifania. Ebbene, questo è stato davvero deleterio sia per la mia produttività sia per il mio umore.

Per questo motivo, ho deciso di programmare meglio il lavoro, in particolare facendo in modo che venissero previsti dei giorni di pausa, e promettendomi solennemente, come proposito per l’anno nuovo, di evitare il più possibile di lavorare la domenica.

Ti spiego un po’ come ci sono riuscita e che cosa ho imparato.

Programmare le pause

Ok, può sembrare un controsenso, ma credo che ci debba essere un buon equilibrio nella progettazione del lavoro, nel ritagliarsi del tempo per riposare quando è necessario e nel rispettare comunque le scadenze.

Io sono una persona ansiosa, e se si avvicina la scadenza e mi rendo conto che sono troppo indietro nel lavoro e che faticherò a rispettarla, mi agito e peggioro le cose. Per questo voglio essere sicura che quando ho bisogno di riposare, possa farlo senza avere il tarlo del “ma ce la farò comunque?”. E comunque, visti gli articoli che ho scritto ultimamente, sai già che sono piuttosto ossessiva in queste cose.

Il sistema di lavoro che ti ho illustrato negli ultimi due articoli mi permette anche di programmare le pause: infatti, i calcoli mi aiutano a capire se la soglia giornaliera che devo rispettare è al di sotto o al di sopra della mia media. In più, l’abitudine di tenermi da parte uno spazio dedicato esclusivamente agli imprevisti mi consente di avere uno spazio in più da sfruttare, in caso non succedesse niente che scombini i miei piani. Come dicevo la settimana scorsa, è come conteggiare tre ore di lavoro pur potendone lavorare quattro.

Quindi mi faccio i miei calcoli di previsione, e so esattamente quanto tempo dovrò dedicare al giorno a un determinato progetto per portarlo a termine nei tempi stabiliti. Solitamente, il risultato è inferiore alla mia media giornaliera; e questo significa che arriva un punto in cui sono “avanti” rispetto ai programmi.

A questo punto, uso come bussola la media necessaria per completare entro il termine: ti faccio un esempio concreto.

Supponiamo che, secondo i miei calcoli, la media giornaliera per terminare entro i tempi previsti sia di 500 parole tradotte. Supponiamo che però, grazie al tempo che io posso dedicare a quel progetto, la mia media giornaliera sia di 750 parole tradotte, ovvero 250 parole in più rispetto a quelle strettamente necessarie.

Che cosa significa? Significa che con la mia media ogni due giorni ne “guadagno” uno; è sufficiente infatti sommare lo scarto, ovvero le 250 parole in più che traduco ogni giorno.

Attenzione: questo non significa che io lavoro due giorni e un giorno no. Significa solo che mi sono guadagnata un giorno di riposo, che userò quando ne sentirò il bisogno.

E tutto questo senza intaccare la mia capacità di consegnare il progetto entro la data stabilita.

Perché fare le pause al bisogno?

Nel mio sistema, come hai notato, uso la media strettamente necessaria, quella che chiamo “media di sopravvivenza”, per calcolare quanti giorni di pausa avrò a disposizione. Ma non li utilizzo subito; tornando all’esempio che ti ha fatto poco più sopra, non interrompo il mio lavoro ogni due giorni, anzi, continuo: in questo modo probabilmente accumulo altri giorni di riposo, che potrò sfruttare in modi diversi.

Ad esempio, supponiamo che a metà del progetto corrente io abbia accumulato 10 giorni di riposo, e che non li abbia usati, perché la domenica libera era già sufficiente. Arriva un progetto più urgente che, sempre secondo i miei calcoli, mi richiede 5 giorni di lavoro: posso interrompere il primo progetto e usare i giorni di riposo per dirottarli su un lavoro più urgente. Mi rimangono comunque altri cinque giorni di riposo e non ho l’affanno di incastrare i due progetti.

Supponiamo che io mi becchi un’influenza, cosa probabile lavorando in uno studio medico: posso usare i giorni di riposo che ho accumulato per coprire i giorni in cui non potrò lavorare per la malattia.

Supponiamo che, semplicemente, mi venga voglia di farmi due giorni passati soltanto a leggere tutto quello che mi capita sotto le mani: uso i giorni di riposo.

Ecco perché secondo me è meglio aspettare a sfruttare questi giorni, servendosene quando è più necessario, per motivi diversi, e sapendo che comunque sono lì per essere usati.

In più, vogliamo mettere quanto è bello vedere di essere 10 giorni avanti rispetto a quanto era necessario?

La pausa non è deleteria

Fermarti quando ne hai bisogno non fa male alla tua attività, anzi: può essere proprio quello che ti permette di ripartire con più energia. Il nostro lavoro forse non è fisicamente stancante: magari non solleviamo enormi pesi, né siamo costrette a starcene fuori al freddo d’inverno o al caldo d’estate. Ma questo non significa che il nostro lavoro non sia comunque stancante, e che riposarci di tanto in tanto non sia un nostro diritto.

Ti dico solo che alla fine dello scorso anno, avevo difficoltà anche solo a dettare le traduzioni, perché incespicavo, a volte non ricordavo il significato di parole che avevo tradotto senza problemi fino alla settimana prima, a volte mi bloccavo su stupidaggini che avrei potuto risolvere in uno schiocco di dita. Figurati poi come andava con i passaggi più complessi. È stato questo a farmi capire che anche se sto seduta al caldo davanti al computer a dettare la mia traduzione, comunque mi sto stancando, e che a volte è necessario chiudere tutto, aprire un libro o godersi un programma tv. E senza sensi di colpa.

Il mio “senza sensi di colpa” è questo: sapere che comunque riuscirò a portare a termine il lavoro senza dover chiedere proroghe. E il tuo?

La settimana prossima ti parlo un po’ di come rispettare comunque le tue pause anche con vari progetti in corso. Nel frattempo, ti va di dirmi la tua attività di riposo preferita?

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Lettura, scrittura e traduzioni sono le passioni della mia vita. Dal 2015 lavoro come traduttrice freelancer per mettere le mie passioni al servizio della mia vita.

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