Organizzare il lavoro: output, previsioni e gestione del progetto

La gestione del tempo e l’organizzazione del lavoro è una delle cose più importanti per un freelancer, che spesso si ritrova a fare decine di cose: il suo lavoro, il marketing, la contabilità, la corrispondenza, la gestione dei social media, e via discorrendo.

Districarsi tra tutte queste cose, che richiedono competenze diverse e che quindi magari hanno bisogno di essere approfondite, ma che comunque nel frattempo portano via tempo, è davvero difficile agli inizi: navigare a vista è la cosa più sbagliata che si può fare. Oppure è la più giusta, se lo scopo è trovarsi sopraffatti dalla lunga lista di cose da portare a termine.

Per l’organizzazione del mio lavoro, come ho spiegato in questo post, io uso la Tecnica Pomodoro. Oggi voglio spiegarti come la applico concretamente a un progetto per organizzare il lavoro anche a lungo termine. In questo articolo troverai svariati riferimenti a un foglio excel: per scaricarlo, iscriviti alla mia newsletter! Puoi farlo inserendo il tuo indirizzo e-mail nella barra che vedi in alto alla pagina.

Organizzare il lavoro: conoscere il tuo output

Uno degli aspetti più importanti di cui devi tenere conto quando ti organizzi il lavoro è sicuramente il tuo output, cioè quanto riesci a fare in un determinato lasso di tempo: nel mio caso, considero il mio output per “pomodoro”, perché da questo posso ricavare anche il mio output orario. In ogni caso, l’importante è che quel lasso di tempo sia definito e che tu lo possa usare per fare delle previsioni.

Se ancora non lo conosci, la cosa migliore è prendere uno dei progetti su cui stai lavorando al momento e stabilire un tempo limite, che può essere mezz’ora, un’ora, quarantacinque minuti: quello che preferisci tu. Una volta stabilito il tempo, devi stabilire anche un’unità di calcolo, cioè quello che ti servirà per capire quanto hai “prodotto”. Per esempio, se come me sei un traduttore, puoi usare il numero di parole tradotte; se sei un blogger puoi usare il numero di parole scritte. Scegli qualcosa che sia facilmente calcolabile e che insieme ti permetta davvero di avere la misura della tua produttività.

A questo punto, puoi avviare un timer e cominciare a lavorare il più possibile senza distrazioni sul tuo progetto. Al termine del lasso di tempo che ti sei concesso, cerca di capire quanto hai prodotto. È vero che ogni progetto è un lavoro a sé stante, e che l’output che hai su un lavoro non è necessariamente applicabile anche a un altro lavoro, anche se è del tutto simile; ma ti sarà sufficiente per avere un’idea di che cosa riesci a realizzare in un pomodoro o in un’ora di lavoro. Se usi il file in regalo con la mia newsletter, vedrai infatti che a ogni lavoro è concessa una riga singola e che il calcolo dell’output medio viene fatto su tutti i lavori che tu hai registrato. Questo output medio viene poi utilizzato per prevedere quanto tempo dovrai dedicare a un determinato progetto. Più lavori registri, più il calcolo si avvicina alla realtà. Poi certo, gli imprevisti capitano a tutti, e dopo tutto sono il sale della vita!

Organizzare il lavoro: fare previsioni

Per una freelancer come me, che fa la traduttrice e che quindi ha la possibilità di calcolare in maniera abbastanza esatta il suo output orario (o per pomodoro), fare previsioni diventa molto più semplice. Infatti, se so di poter tradurre 500 parole ogni ora di lavoro, so già in partenza che un lavoro di 2000 parole mi porterà via circa quattro ore di lavoro. Potrò terminare prima o potrò metterci di più, a seconda della difficoltà del testo: ma quell’indicazione di massima mi aiuta a progettare il mio lavoro.

Mantenendo come mezzo di calcolo l’output medio che ottengo grazie al file di cui ti parlavo prima, posso prevedere il tempo che mi servirà per completare un lavoro. Ti faccio un esempio concreto, usando cifre tonde per semplificare.

Mi viene assegnata una nuova traduzione di un romanzo. Il romanzo consta di 50.000 parole, va consegnato dopo 90 giorni, e so grazie al file che io riesco a tradurre 500 parole all’ora; usando la tecnica pomodoro, mi basta sommare l’output di due pomodoro per avere l’output orario. Bene, a questo punto faccio una semplicissima operazione matematica, inclusa anche nel file: divido il numero di parole totali per il numero di parole che traduco ogni ora di lavoro. Il risultato è 100 ore di lavoro necessarie a concluderlo.

Attenzione: questo output è relativo solo alla scrittura (nel mio caso dettatura) della traduzione. Infatti considero separate anche nel calcolo le fasi di preparazione e di revisione. Per saperne di più sul mio metodo di lavoro, puoi leggere il post che ho scritto al riguardo.

Bene, ora so che mi serviranno almeno 100 ore di lavoro per riuscire a portare a termine la traduzione. A questo punto, sempre usando excel, calcolo quanti giorni mancano alla data della consegna, sottraendo alcuni giorni per la revisione. Devo riconsegnarlo dopo 90 giorni; ne sottraggo 10 per avere il tempo di fare una revisione. Mi restano quindi 80 giorni su cui spalmare 100 ore di lavoro: significa che dovrò dedicare a questo progetto circa un’ora e mezza ogni giorno, sabati e domeniche comprese. Ovviamente, se non vuoi considerare lavorativi anche il sabato e la domenica, dovrai sottrarli al calcolo. In questo excel non ti aiuta, quindi calendario alla mano dovresti contare i giorni festivi, o quelli in cui non vorrai/potrai lavorare, e sottrarli al calcolo.

Attenzione: nel file in regalo non ho incluso questa funzione. Se la volete, scrivetemelo nei commenti che la aggiungo volentieri!

Per sicurezza, faccio anche un altro tipo di calcolo: prendo il totale delle parole che devo tradurre e lo divido per i giorni di lavoro che mi rimangono. Riprendendo le cifre del nostro esempio, divido le 50.000 parole del romanzo per gli 80 giorni che rimangono alla consegna: il risultato è che devo tradurre almeno 625 parole al giorno per rimanere in carreggiata.

Potrebbe sembrare un calcolo aggiuntivo e inutile, ma non è così: infatti, se nei tre mesi che intercorrono tra l’assegnazione e la consegna io dovessi avere un altro progetto, so comunque che mi basta tradurre 625 parole per rimanere in carreggiata. So anche che oggi mi basta tradurne 1250 per avere un giorno libero domani, per fare un esempio. Uso il sistema anche per calcolare i giorni di pausa: te lo spiegherò in uno dei prossimi articoli.

Questo è molto utile quando si lavora su più progetti contemporaneamente e quando ci si trova davanti a molti giorni festivi o un periodo in cui ci sono convegni, corsi in aula, eventi a cui partecipare e che impediscono di lavorare. Ti invito a seguire il post della settimana prossima: riguarderà infatti il lavoro su più progetti contemporaneamente, sempre con questo sistema!

Per fare tutto questo, io utilizzo sia il foglio che potete scaricare sia un foglio molto più complesso che regalerò più avanti in un’occasione speciale. Per non perdertelo, ti consiglio di iscriverti ora alla newsletter!

Organizzare il lavoro: mettersi all’opera

L’organizzazione e le previsioni non servono a nulla se poi non ci si mette all’opera. Ebbene, adesso sai che per terminare quel progetto ti serve un certo numero di ore: comincia a lavorare! Trova un sistema di gestione del tempo che ti permetta di essere il più produttivo possibile, di eliminare le distrazioni, esterne ma soprattutto interne. Una delle cose più soddisfacenti è superare la media giornaliera che devi mantenere per consegnare in tempo: è un po’ come sorpassarsi.

Questo articolo è pieno di numeri e di calcoli, e forse di ragionamenti un po’ troppo da fissata (spoiler: in effetti io sono fissata, adoro le statistiche e i miei fogli excel dimostrano chiaramente che c’è una piccola parte di me che soffre di manie del controllo). Ma ti posso assicurare che questo è stato l’unico sistema che mi ha permesso di affrontare il lavoro nella maniera corretta. Consegnare un buon lavoro entro i tempi previsti è il modo migliore di farsi pubblicità, e riuscire a consegnarlo senza arrivare alla scadenza con l’acqua alla gola è il modo migliore per affrontare il lavoro con serenità e senza patemi d’animo.

Fammi sapere che ne pensi del mio file!

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Lettura, scrittura e traduzioni sono le passioni della mia vita. Dal 2015 lavoro come traduttrice freelancer per mettere le mie passioni al servizio della mia vita.

2 comments

    Wow, sei davvero organizzata e mi piace molto il tuo metodo, io lo trovo difficile da applicare al mio settore (wedding planning) ma anche io ho imparato, un po’ col pomodoro e un po’ col bullet journal a gestire tempi e spazi e ad essere più produttiva… anche se la strada da fare è ancora tanta!

    Eh, con un lavoro part-time, organizzare al millimetro la mia attività da freelancer è vitale!
    Penso che la tecnica sia buona soprattutto per chi lavora molto con le parole, quindi traduzione e scrittura. Anche con lo studio comunque ho avuto buoni risultati!

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