Gestire più progetti contemporaneamente

Gestire più progetti contemporaneamente è una cosa che ti capiterà nella tua vita da freelancer, o almeno te lo auguro: anche in questo caso l’organizzazione diventa fondamentale per riuscire a consegnare tutto in tempo e senza patemi d’animo.

In questo articolo voglio raccontarti un po’ come lo faccio io: ti invito, se non l’hai ancora fatto, a leggere l’articolo sulla gestione e organizzazione del progetto tramite output e previsioni, perché di fatto è la base per ciò che leggerai qui. Ti ricordo anche che, se ti iscrivi alla newsletter, riceverai in regalo un foglio excel che ti potrà aiutare nei calcoli. Bene, cominciamo!

Gestire più progetti: previsioni

Partiamo dal presupposto che tu già sappia quanto è il tuo output orario o a pomodoro, se usi la Tecnica; quando ti arriva un nuovo progetto, la cosa migliore è fare il calcolo per avere una previsione di completamento. Sappiamo già che questa previsione è indicativa, ma partire da una base che ti dia anche solo un’idea di ciò che ti aspetta è un buon passo avanti. Questo sistema di permette anche di inserire nuovi progetti in uno schema che hai già impostato. Vediamo un esempio concreto, con cifre tonde per facilitare i calcoli:

Il mio output: 500 parole l’ora
Progetto 1: 50.000 parole, da consegnare in 90 giorni
Progetto 2: 15.000 parole, da consegnare in 60 giorni
Progetto 3: 7.500 parole, da consegnare in 20 giorni

Bene, conoscendo l’output, so che dovrò dedicare 100 ore al progetto 1, 30 ore al progetto 2 e  15 ore al progetto 3.
A questo punto devo solo decidere come impostare il lavoro, ovvero scegliere tra dedicare una giornata al singolo progetto (che è quello che io faccio di solito) o se lavorare sui tutti e tre i progetti ogni giorno. Questa è una scelta puramente personale, che dipende solo dalle tue abitudini: io ho tentato di lavorare su più progetti nella stessa giornata, ma non mi sono trovata bene. Sono molto più produttiva se dedico la giornata a un solo progetto, ma non è così per tutti. Diciamo però che le due scelte portano a due diversi metodi di organizzazione.

Gestire più progetti: 1 giornata, 1 progetto

Come ho detto, questo è il metodo che preferisco io, perché dedicarmi a un solo progetto nella giornata mi aiuta a essere più produttiva.
Per riuscire a gestire tutto nel migliore dei modi, io considero una visuale settimanale sull’agenda, dandomi obiettivi giornalieri e obiettivi settimanali, che ti spiego tra poco. Nell’organizzazione della settimana devi tenere conto di:

  • scadenze
  • eventuali consegne intermedie concordate con il committente
  • giornate in cui potrai lavorare meno o non lavorare affatto (per corsi, webinar, appuntamenti dal medico, eccetera)
  • urgenza dei singoli progetti

Bene, diciamo che la mia settimana è “tranquilla”: non ho corsi, scadenze o consegne intermedie. Decido di dividermela in questo modo:

  • 3 giorni dedicati al progetto 3
  • 2 giorni dedicati al progetti 2
  • 1 giorno dedicato al progetto 1

Per ogni giorno, prevedo 4 ore totali di lavoro, di cui una dedicata agli imprevisti. L’ora degli imprevisti mi serve a gestire urgenze che possono sopraggiungere, chiamate su skype, scambi di email, corsi e via discorrendo. Se non capita l’imprevisto, uso quell’ora per il lavoro, ma se capita l’imprevisto non dovrò sottrarre tempo al progetto di quella giornata, cosa che mi scombinerebbe i piani (sì, sono ossessiva, lo so!).

Ora dobbiamo solo impostare gli obiettivi giornalieri e settimanali.
L’obiettivo giornaliero è pari all’output moltiplicato per il numero di ore dedicato al lavoro, nel caso del nostro esempio 1.500 parole. È un obiettivo che rimane fisso.
L’obiettivo settimanale invece è un obiettivo dinamico: ovvero, cambia in base a quanto si è effettivamente realizzato nelle giornate/settimane precedenti. Permette inoltre di “azzerare” le differenze tra una giornata e l’altra: mi è capitato di avere giornate in cui non sono riuscita a arrivare all’obiettivo, per vari motivi che possono essere legati alla salute, alla stanchezza, a internet che non funziona e non mi fa fare le ricerche o al testo che mi trovo di fronte. Ma mi è capitato di recuperare nei giorni successivi. L’obiettivo settimanale mi aiuta a capire come sto andando al di là di queste fluttuazioni che sono normali, ma poco prevedibili. L’obiettivo settimanale viene calcolato dividendo il totale parole del progetto per il numero dei giorni mancanti alla consegna (escluse festività, domeniche e giorni in cui so che non potrò lavorare, per esempio perché dovrò partecipare a un convegno). Questo obiettivo viene ricalcolato ogni settimana: nel nostro esempio, per il progetto 3, il nostro obiettivo settimanale è 2.625 parole tradotte, ovvero 7.500 (parole totali) / 20 (giorni alla scadenza) * 7 (giorni della settimana in cui si lavora). Supponiamo di essere stati bravissimi e aver tradotto, alla fine della prima settimana, 3.000 parole: il calcolo diventa 4.500 / 13 * 7 = 2.423.

Attenzione: il sistema deve essere sì preciso e rigoroso, ma anche flessibile. Ci deve essere modo di affrontare gli imprevisti, di incastrare eventuali progetti urgenti e soprattutto, deve essere funzionale al lavorare meglio.

Gestire più progetti: una giornata, tutti i progetti

Come ti ho detto, questo sistema non è adatto a me: ci ho provato ma proprio non ce la faccio. Trovo però che alcune delle cose che applico siano utili anche in questo caso, per cui ecco cosa farei.

Innanzitutto, stabilirei quante ore della giornata dedicare al singolo progetto (un po’ come ho fatto nell’assegnare a ogni progetto un numero di giornate), sempre basandomi su previsioni, scadenze e via discorrendo. Per come sono fatta, cercherei di inserire una quindicina di minuti di pausa tra un lavoro e l’altro. Però, preferirei una visuale dell’agenda giornaliera, per poter gestire meglio le fluttuazioni di cui ti parlavo più sopra, programmando quindi ogni sera il lavoro della giornata successiva.

Manterrei comunque l’idea degli obiettivi giornalieri fissi e obiettivi settimanali dinamici, e anche l’ora degli imprevisti, che dedicherei, in caso rimanesse inutilizzata, al lavoro più urgente / con la scadenza più ravvicinata. A ridosso della scadenza, mi occuperei principalmente, se non esclusivamente, del progetto da consegnare.

Un po’ di consigli

Mi rendo conto che il mio sistema possa sembrare un po’ tanto ossessivo, rigido e “troppo numerico”. Mi permetto però di darti qualche consiglio che spero ti sia utile:

  1. cerca di darti obiettivi almeno settimanali, soprattutto per i progetti più lunghi. L’idea di una scadenza tra 90, 120, 150 giorni può ingannare, perché si è portati a dire che “manca ancora un sacco di tempo!”. Fidati, non è così. L’obiettivo settimanale ti aiuta a capire se stai deviando troppo e devi fare qualcosa per tornare in carreggiata.
  2. le previsioni sono importanti, ma non seguirle alla lettera: sono solo indicative. Ci saranno progetti in cui supererai ampiamente l’output, e progetti in cui invece sarai costantemente al di sotto. Anche all’interno dello stesso progetto possono esserci fluttuazioni del genere. Quindi, tieniti sempre un margine di errore.
  3. l’ora degli imprevisti è davvero utile. In pratica fai i conti come se non ci fosse, ma se non hai imprevisti hai un’ora bonus per il tuo progetto. Sono sei ore “bonus” a settimana, esclusa la domenica: provala per una settimana e fammi sapere.
  4. sii rigorosa, ma sii anche flessibile. Programmare va bene, ma la sfiga ci vede benissimo. Se succede qualcosa, prendi un bel respiro, affronta l’imprevisto e domani ti rifarai.
  5. infine, ricordati che le pause servono a lavorare meglio: ne parleremo la prossima settimana!

E tu? Raccontami un po’ come ti organizzi!

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Lettura, scrittura e traduzioni sono le passioni della mia vita. Dal 2015 lavoro come traduttrice freelancer per mettere le mie passioni al servizio della mia vita.

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