Dentro al mio planner: la sezione “Progetti”

Una delle cose che ho capito dopo i primi mesi da freelancer è che senza organizzazione e senza pianificazione non si va da nessuna parte. È importante sapere che cosa devi fare, quali sono le scadenze, fiscali e non, che si stanno avvicinando, e soprattutto avere ben chiaro come sta andando. Ho quindi deciso di affidarmi a un planner e di organizzare meglio tutti gli aspetti della mia attività.

In questa serie di post, ho intenzione di presentarti che cosa c’è dentro il mio planner e di spiegarti perché secondo me è importante tenere sott’occhio ogni aspetto del lavoro.

La sezione Progetti

La sezione di cui intendo parlarti oggi è una delle più importanti all’interno del mio planner, ed è la sezione progetti: la sezione cioè in cui conservo i riferimenti dei lavori che mi sono stati assegnati. Vediamo com’è organizzata, quindi!

Innanzitutto, ho diviso il lavoro in due sezioni fondamentali: una è quella di cui parlo oggi, ed è la sezione progetti, e un’altra è la sezione traduzioni editoriali. I motivi per cui ho fatto questa suddivisione sono essenzialmente due; il primo è puramente economico, ovvero questi due tipi di lavoro mi vengono pagati in modi diversi. I progetti sono i lavori che mi vengono assegnati dai clienti, e che quindi devo fatturare, mentre per le traduzioni editoriali ho dei contratti, mi viene pagato il netto rispetto alla cifra indicata nel contratto e poi, l’anno successivo, ricevo un CUD. Inoltre sono molto diverse anche le scadenze; per i romanzi ho più tempo, per i progetti normalmente ne ho di meno, anche se dipende sempre dal volume di lavoro.

C’è una motivazione anche per il cartaceo: potrei tranquillamente gestire tutto tramite pc, ma il cartaceo mi permette di avere sott’occhio quello che mi serve anche se, per qualche motivo, non ho il pc sottomano. E magari il cliente è al telefono.

La parte iniziale della sezione progetti è uno schema della settimana: qui, con una biro cancellabile, inserisco i progetti a cui sto lavorando suddivisi per tempo e urgenza, e, se ci sono scadenze in quella settimana (ad esempio lavoro da consegnare) me lo segnalo. Questo schema viene rivisto ogni domenica sera, in modo da essere pulito per il lunedì. Ovviamente, è uno schema che può essere modificato durante tutta la settimana.

La sezione progetti è a sua volta suddivisa in tre sottosezioni fondamentali: progetti, preventivi, offerte spontanee.

La sottosezione Lista progetti

La sezione progetti è quella che raccoglie tutti i lavori che mi sono stati assegnati. Per ogni singolo progetto, ho un foglio che riporta sul fronte tutti i dati relativi a quel lavoro, precisamente:

  1. il numero e il titolo del progetto: questo è un titolo che io assegno al progetto, ma che non necessariamente corrisponde al titolo del file. Mi serve solo per individuare immediatamente il lavoro di cui si sta parlando. Il numero mi serve per ritrovare con facilità i riferimenti del suo preventivo, viene assegnato cronologicamente e riportato poi sul relativo preventivo.
  2. Il tipo di lavoro: siccome offro diversi servizi, qui indico quale mi è stato richiesto e la combinazione linguistica.
  3. Il riferimento del preventivo: il numero del preventivo e la data in cui l’ho emesso.
  4. Il riferimento della lettera d’incarico: il numero della lettera d’incarico e la data in cui l’ho emessa.
  5. Il referente del lavoro: il nome del cliente e i suoi contatti e-mail, cellulare e fax.
  6. Il compenso pattuito: lo indico sempre con il 4% di ritenuta già incluso.
  7. La data di consegna prevista e il mezzo di consegna (via email, da caricare su un sito, su Dropbox…).
  8. La data di consegna effettiva e il mezzo di consegna.
  9. La data di emissione della fattura e la data in cui l’ho incassata.
  10. Il tipo di pagamento: se via bonifico, via assegno o tramite paypal.

Sul retro invece ho uno schema che mi permette di calcolare le ore che ho effettivamente dedicato a questo lavoro. Io gestisco il lavoro tramite il Metodo Pomodoro, di cui parlerò la settimana prossima; questo mi permette anche di capire esattamente quanto tempo, senza distrazioni, ho impiegato per portare a termine un lavoro.

È pur vero che fatturando a parole una cosa del genere potrebbe non avere molto senso, ma io credo che collegare quanto ho guadagnato al tempo che effettivamente ho dovuto impegnare per guadagnarlo sia fondamentale per capire se mi sto facendo pagare il giusto. Può succedere infatti di preventivare di terminare un lavoro in un certo lasso di tempo, ma di mettercene di più o di meno: in questo modo, io so quanto tempo effettivo ho lavorato e quindi posso anche sapere con certezza quanto ho guadagnato in ogni ora di lavoro, e così capire anche se mi sto facendo pagare troppo poco o se sto sottostimando il tempo necessario per finire un lavoro. Questo è molto utile soprattutto se consideri che io lavoro in settori diversi, e quindi mi posso trovare di fronte a testi diversi che possono richiedere più o meno ricerche, che corrispondono a più o meno tempo.

Lo schema è impostato in questo modo:

  1. la data di inizio e di fine lavoro.
  2. Una tabella in cui inserisco la data e le ore lavorate.
  3. Il totale delle ore dedicate al progetto, con relativo calcolo del compenso orario effettivo.
  4. Lo stato del progetto: se è stato completato, consegnato, pagato, archiviato.

La sottosezione Preventivi

La sezione preventivi è quella che raccoglie tutti i preventivi che ho inviato. Come sicuramente saprai, non è detto che ogni preventivo corrisponda poi a un lavoro: tenere sott’occhio anche quello che ho proposto mi permette di capire se sto sbagliando qualcosa. Se il preventivo viene accettato, ho una casellina dove inserire un numero: questo numero corrisponde al numero del progetto che si trova nella sezione precedente. In ogni pagina inserisco due preventivi e i dati sono:

  1. il numero del preventivo e la data di emissione
  2. il tipo di lavoro richiesto e relativa combinazione linguistica
  3. il compenso richiesto, comprensivo del 4% di ritenuta, e la relativa tariffa applicata (oraria, a parole, a cartella)
  4. le ore di lavoro previste per completare il lavoro
  5. il cliente per cui l’ho preparato
  6. lo stato del progetto: se è stato accettato (con relativo numero del progetto), se è stato rifiutato o se non ho mai più sentito il cliente

La sottosezione Offerte spontanee

Infine c’è la sezione offerte spontanee: in questa sezione raccolgo le offerte che faccio ai lavori che compaiono su Proz.com e Translator’s Cafè (segui i link, potrai vedere i miei profili su questi siti!). Qui ho semplicemente delle tabelle per ogni sito in cui inserisco:

  1. il numero identificativo dell’annuncio
  2. il settore: economico, turistico…
  3. il compenso richiesto
  4. la data in cui ho inviato l’offerta
  5. se il lavoro mi è stato assegnato.

Infine, ho anche una pagina per le offerte spontanee nel vero senso della parola, ad esempio la traduzione di un plugin per wordpress, di un sito in cui sono incappata o cose di questo genere, che penso possano tornare utili anche in lingua italiana. Questa pagina è organizzata in maniera simile a quella dei preventivi.

A chiusura di questa sezione, c’è una tabella riassuntiva delle ore che ho dedicato ad ogni singolo progetto: ho una tabella in cui indico il numero del progetto, il totale delle ore impiegate, il compenso ricevuto e la relativa tariffa oraria.

E tu?

Se pensi che i miei inserti ti possano interessare, non hai che da chiederli e io li renderò scaricabili. Sono stati creati secondo le mie esigenze, ma potrai tranquillamente modificarli come vorrai, per adattarli alle tue esigenze.

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Lettura, scrittura e traduzioni sono le passioni della mia vita. Dal 2015 lavoro come traduttrice freelancer per mettere le mie passioni al servizio della mia vita.

5 comments

    Bravissima! i mie personali demoni che girano a braccetto sono costanza & procrastinazione, ho deciso che farli fuori sarà lo scopo del mio 2017, e quindi porte aperte a pianificazione ed organizzazione!
    Già dal 2016 ho imparato a tenere (e consultare, perchè anche prima ce l’avevo, però dimenticavo di aprirla e continuavo a scrivere tutto su post-it attaccati ovunque @___@ ) un’agenda, perfetta per il colpo d’occhio alla giornata, ma per la gestione del lavoro in maniera migliore il planner è il prossimo passo!

    Qua la mano, sorella! Io sono proprio come te. Io ho scelto il planner perché secondo me è più flessibile, puoi inserire pagine in più, farti da sola gli inserti che più ti servono e non perdi cose da un anno all’altro. Sto valutando se prendermi un’agenda piccola da borsa, ma al momento non credo di farlo! Supportiamoci a vicenda. Tipo gruppo di supporto “Procrastinatrici anonime” XD

    Che bel post, Alessia! Posso chiederti che planner usi? Io finora mi sono barcamenata con Excel, ma la carta mi piace molto di più e la tua suddivisione sembra ottima 🙂

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